Veri gösterme, arama ve rapor ekranları
Her türlü kanaldan ve ortamdan girilen verilere ulaşma konusu da veri giriş düzenlemeleri kadar mühimdir. Yaşadığım bir tecrübede bir liste almaya kalktığımızda gerekli gereksiz demeden tüm bilgiler, hatta tamamen “null” kullanılmayan alanlar dahil olarak dökülüyordu. Kullanıcılar bu çok sütunlu veri setinden işine yarayacak olanları ayırıyor ve onun üzerinde her ne işlem yapacaksa onu yapıyordu. Düşünün her veri çağrılışında aynı işlemler tekrarlanıyor. Arka tarafta yaşanan sorunlar , kısıtlamaları hiç sormayın? Bunu bir düzene oturturmak için hayli uğraşmıştım.
Halbuki normal şartlarda kullanıcının ihtiyacı olan veri bellidir. Özel raporlamalar haricinde iş sürecinin herhangi bir noktasındaki kullanıcı için, ne zaman hangi veriyi talep ettiği yahut işin yapılması için gerektiği bellidir.
Öncelikle lazım olan veriyi çağırma ekranındaki kriterlerin işgörenin ihtiyacına göre belirlenmesi gereklidir. Kimi zaman işe özel bir numara, kimlik no, kimi zaman ad soyad gibi bir metin alanı olabilir. En önemlisi imlecin her zaman en sık kullanılan alana açıldığı anda gelmesidir. Seri işlem, barkod okutma, gelen veri listesi üzerinden başka bir işleme geçiş durumlarını da dikkate almalıdır. Kriterlerde kullanıcıya kolaylık sağlayan düzenlemeler de yapılabilir. Mesela tarih aralığı varsa standart olarak günün tarihinin gelmesi gibi. Sürekli aynı tip ve içinde bulunulan ayın raporu alınıyorsa ayın ilk ve son günü otomatik dolar gibi. Kriterlerin sıralaması da belirli bir mantığı izlemeli ve tüm benzer ekranlarda aynı yapının korunmasına dikkat edilmelidir ki, kullanıcılar yorulmasın. Kullanıcının hatalı seçimi olmuşsa çabucak düzenleme olanağı da sağlanabilir.
Ekrana dökülen verilerin sıralaması da belirli bir mantığı izlemeli ve kullanıcının araç çubuğu kaydırmasına gerek duymaması sağlanmalıdır, çok sayıda alan ise buna göre optimum bir sıralama yapılabilir. Hatta teknik olanaklar yeterli ise listelenecek alanlar kullanıcı tercihine de bırakılabilir.
Zaman zaman kullanıcıların ihtiyacı aslında sadece bir özet rapordur. Ancak sıkça gördüğüm bir durum var ki tüm veriler listelenir ve kullanıcı burada görmek istediği durumları ayıklamaya çalışır. Böyle durumlarda en doğrusu durumlara göre bir özet raporu dökmek ve bu özet rapordan detaya geçmek olmalıdır. Diğer alternatif de “durum” bilgisinin kriterlere dahil edilmesidir. Hiç başlanmamış, başlanmış, birinci durumda, ikinci durumda, tamamlanmış işlerin listelendiği bir rapor gibi düşünebilirsiniz.
Raporlar ise en karışık ve zor olan kısmıdır. Sürecin her aşamasında ve sürekli olarak rapor ihtiyacı bulunabileceği gibi dönemsel raporlar da oluşturulabilir. Burada aslolan yine kullanıcının ihtiyacı doğrultusunda ve otomatize edilmiş olmasıdır. Özellikle süreç içerisinde ara kademe yöneticiler ile işgörenlerin belirli durumları görmek için alacağı raporlara özel önem vermek gerekmektedir. Kolay ulaşılabilir, alınabilir olmalı, hatta bunlar sistem tarafından otomatik raporlanıp gönderilebilir bile. Olabildiğince birileri oturup raporlar hazırlamadan isteyenin istediği zaman gereken raporu almasının sağlanmasıda önemli bir verimlilik ve iç denetim getirecektir.. Elbette doğru raporlama doğru ve sağlıklı veri girişi ile mümkündür.