Kendime Notlar

sıradan insanın en sıradan hali

Veri Kaydederken Nelere Dikkat Edelim?

Veriyi şirket içerisindeki her aşamada herkes kaydedebilir. Müşteri bilgisinin kaydı pazarlama yahut finans/muhasebe bölümünde olabilirken, müşteriye ait detay bilgilerin girilmesi/güncellenmesi farklı bölümlerde bile olabilir.

Verinin tekilliği önemlidir. Özellikle yazım hataları, belli bir mantığa oturtulmamış kısaltmalar nedeniyle bu tekillik sağlanamayabilir. Muhakkak 2. bir kontrol noktası sürecin bir yerinde bunu kontrol edebilmeli ve doğrulayabilmelidir. Kemik yapıyı oluşturan veriler, şirket kültürüne bakılarak kontrollü ve onaylı bile olabilir. Kaydı yapılan veri işin ihtiyacı doğrultusunda hemen görülebilmelidir. Kullanıcıyı kontrol için farklı ekranlara göndermekten ziyade aynı ekrandan bağ olmalıdır. Tabiki burada kullanılan sistem ve sistemin gerektirdiği kısıtlamalar ve bu kısıtlamaları aşmanın yollarını bilmek gerekiyor. Bu konu ile ilgili çok itirazla karşılaşmış, sistemin geri plandaki mantığını çözme sonrasında aşma yollarını bulmuştum. Yazılımcıya kalsa bu iş kesinlikle olmaz bir durumdaydı.

Kayıt sonrası kontrol ve onay sonrası bir sonraki veriye yahut adıma geçmek her zaman gerekli ve şart değildir. İş ihtiyaçları bunu belirler. O nedenle işin doğru analizi burada önem kazanıyor. Bazı durumlarda görsel kontrol ihtiyacı, bazı durumlarda yazılımda yapılacak kimi kontroller gerekirken bazen hiç kontrol etmeden seri işlem de gerekebilir. Kontrol hem işi aksatmayacak hem de sürecin dengesini bozmayacak şekilde olmak durumundadır.

Gereksiz ve ek bilgileri kaydetmekten de kaçınmalıyız. Milisaniye sürecinde yürüyen işlemler olsa da toplamda ve uzun vadede gereksiz bir yükü sistemde barındırmış olacağız.

Gerekli bilgileri ise herkesin raporlama aşamasında anlayacağı düzende girişinin yapılmasını sağlamak suretiyle kaydetmeliyiz.

Kullanıcı kaldığı yerden de devam edebilmeli; bu doğrultuda gerek tüm verileri, gerekse son girileni, gerek toplam adeti işin ihtiyacı doğrultusunda görebilmelidir.

Eğer bir kod ve iD üretiyorsak bunu kullanıcıya bırakmak yerine otomatik üretmek gerekir. Ne çok uzun, ne de karmaşık olmalıdır. İşin ihtiyacına göre bu kodlar süreç içerisinde kullanıla kullanıla ezberlendiğinden ötürü hızlı ulaşım için kolaylık sağlamaktadır. Müşteri numarası gibi. Ayrıca barkod numarası gibi baskı da gerektirebilen kodların standartları olmalıdır. Bunların da anlamlı dizilimleri olmalıdır. Zaman zaman her bilgiyi bu kodlara gömmek arzusu başgösterebilir ve 30-40 haneye bile ulaşabilir. Algoritma geliştirilmelidir.

Belirli veri tiplerinde uluslararası yahut yerel standartlar da oturmuştur. Bu tipler için özellikle farklı firmalarla veri alışverişi yapılırken sıkıntı yaşamamak için bu standartlar doğrultusunda hareket etmelidir. Posta kodu, adres satır uzunluğu gibi.

Statik verilerin kaydı ise uzmanlaşmış birimlerce ve yetkileri dahilinde olmalıdır. Burada bilinen, standartlaşmış ve yaygın kullanılanlar olduğu gibi şirkete ve sektöre özel durumlar da olabilir. Cinsiyetin, ülke kodunun belirlenmesi artık çok nettir. Müşterinin segment bilgisi pazarlama birimince belirlenmesi gibi.Yahut malzemenin ana tipi, demirbaşın üst grup bilgisi gibi. Bu bilgilerin girilme ve düzenlenmesi zaman zaman birimlere bırakılabileceği gibi zaman zaman bilgi işlemin kendi bünyesinde de yetkilendirilebilir.


Leave a Reply

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*