Veriyi Tanımlamak, Kaydetmek

İş yaparken sürekli veri üretiyoruz. Belki hiçbir şekilde bu verileri kaydetmiyor olsak bile yaptığımız işin nihayetinde çeşitli türlerde pek çok veri oluşuyor. Mesela herhangi bir işi yapma zamanı bile bir veridir.

Eğer bu verileri anlamlı şekilde kaydeder, anlamlı ilişkileri kurarsak bir veritabanımız oluyor. Özellikle karar alma süreçlerinde bu verilerin anlamlı raporlar, rakamlar, bilgiler haline getirilmesi gerekiyor.

Farkında olunmasa da bütün işletmeler bir şekilde veri kaydediyor ve bundan hareketle raporlama yapıyor. En basitinden alacak-verecek kaydedilmesi bile bir veri yönetimidir. Veriyi kişi bir not kâğıdına da yazabilir, gelişmiş bir bilgisayar programına da kaydeder.

Mesela sadece fatura ödemesi topladığımız bir iş sürecimiz olsun. Niyesini boşverin! :)

"Filanca'dan X lira şu tarihte alındı."

Kişi, miktar ve tarih şeklinde 3 adet veri kaydedilmiştir. Benzer şekildeki kayıtlar bir sıra halinde yazıldığında istenilen zamanda istenilen düzende bunlar raporlanabilir. Belli dönemde kaç lira alındığı, filanca kişiden kaç kere alındığı, hangi tarihlerde alındığı, ne kadar alındığı, kaç kişiden alındığı, günlük alınanların toplamları diye çeşit çeşit sonuçlar üretilir. Bunlar da bilgidir. Bu veriler isteğe ve gereksinime göre de detaylandırılır. Ancak bu detaylandırma veriyi kaydetme yöntemine göre ek işler de çıkarabilir. Mesela saat bilgisi, ne zaman deftere işlendiği , nerede alındığı, kimin aldığı, neyin faturası olduğu, ödemenin şekli gibi çeşit çeşit veriler de tutulabilir. Bunları belirleyecek olan işin yapısı, çeşitli kademelerdeki raporlama ihtiyaçlarıdır. Tutulacak veri çeşitliliğini çoğaltmak iyi gibi görünse de bunu kaydetmenin zorlukları, zamanla birikecek veriyi saklama ortamları, bunları işlemek için gereken kaynakları da düşünmek zorundayız.

İhtiyaçlarımız bunları belirleyecektir. Veriyi kaydetmediğimiz zaman geriye dönük kontrolleri yapamadığımız gibi işe hakim de olamayacağız. Verilen örnekte paranın tırtıklanıp tırtıklanmadığını anlamak için çeşitli periyotlarla kontroller gerekecektir. Bu ise en basitinden kasadaki nakit ile kaydedilen nakit ödemelerin karşılaştırması ile olur.

Günümüzde bunların çözümünü sağlayan ortamlar mevcuttur, geliştirilebilir. İhtiyaçlar dahilinde, işletmenin bilgi ve görgüsü ölçüsünde bu ortamlar tercih edilir. Basit bir muhasebe, üretim planlama programından karmaşık veritabanı sistemlerini içeren büyük ve pahalı programlara kadar hepsi veri saklama ortamlarıdır.

Parayı aldığımız kişinin adı yeterli mi, yoksa kimlik numarası, telefon numarası da alınmalı mı? Birden fazla çalışanımız varsa kimin aldığı tutulmalı mı? Ne bileyim gün sonunda kasadaki nakitin doğru olup olmadığını o gün ödenen nakit faturaların dip toplamları ile karşılaştırmamız gerekecektir.

Karmaşıklaşan iş süreçleri ile birlikte ihtiyaç duyulan veriler de zamanla değişebiliyor. Müşterisinin cinsiyetini kaydetmemiş bir firma, cinsiyete göre bir kampanya yapmak istediğinde ciddi bir iş yükü ile karşılaşacağı gibi, bu veriyi doldurmak için hayli ter dökmesi gerekecektir. Üstelik müşterisinin ne kadarını erkeklerden oluştuğunu bilemeyecektir. Ancak sezgisel davranışlarla hareket edebilir. Müşterilerimizin % 75'i erkek diye kampanya yapmayı düşünebilir. Ancak veri gerçekte kaydedildiğinde rakamın % 85 yahut % 55 çıkmayacağını kim garanti edebilir? Kampanyanın gerekliliği yahut şekli bir anda tartışma konusu haline gelebilir.

Bununla ilgili bir örneği hatırlarım. Şirkette işin adetsel dağılımında İstanbul'un % 65 payı aldığı söylenirdi. Tüm yöneticiler bu şekilde bilir ve kullanırdı. Bu düşünce ile kararlar alınırdı. Geriye dönük dağılım için bir rapor çektim ve % 50'lerde çıkmıştı. Aslında iş değişmişti, iş yapma biçimi değişmişti ama akılda geçmişten kalan rakam halen kararları etkiliyordu. Tabiki raporda  her şehrin oranı vardı ve aslında bu dağılım doğru okunduğunda pek çok değişikliklere sebep olmalıydı.

Ancak eninde sonunda iş en başa geliyor ve hangi veriyi, hangi ilişkilerle almamız gerektiğine dayanıyor. Bu ise çeşitli kademelerde ortaya çıkan iş ve raporlama ihtiyaçlarına göre belirlenebiliyor. Ayrıca geriye dönük sorgulamalar gerektiğinde kontrol etmek için lazım olabiliyor. Bunu tanımlamak sanıldığından çok daha zordur. İşin bir bütün olarak sıkı analiz edilmesi gerekir. Çeşitli kademelerdeki ihtiyaçların belirlenmesi lazım. Verinin alınma şekli, yaratacağı iş yükü ve maliyetin belirlenmesine kadar bir sürü etkenin düşünülmesi gerekecektir. Attığımız taşın ürküttüğümüz kurbağaya değip değmemesi olacaktır bazen mesele.




Konu devam edecek.