Verinin sağlıklı kaydedilmesi önemlidir

Verinin öneminden bahsetmiştim. Veriyi kaydetmek, biriktirmek için ise süreçlerin iyice bilinmesi ve doğru tasarlanması gerekiyor. İşi yapan kişiler genelde o işi en iyi bilenlerdir düşüncesi daima doğru değildir. İşi yapan kişiler zamanla kazanılan pratiklikten ve o işe has uzmanlıkları geliştiğinden ötürü işi iyi yapabilirler. Ancak kendisinden önce ve sonraki süreçler ile buradaki yönetimsel mekanizmaları bilmelerini beklememek gerekir. Hatta bildiklerine güvenip bu doğrultuda adımlar atmak yanlış tasarımlara ve yanlış sonuçlara da götürebilir. Daima sürecin farklı bileşenleri ile sağlamasını yapmalıdır.

Benim yaşadığım şahsen bir örneği iyi hatırlarım. Şirket bünyesindeki bir arkadaş "siz oradan konuşuyorsunuz, hadi gelin yapın kolaysa" babından bir cümle sarfetmişti. Hem kendisine ders olması hem de olayı kavraması için: "Bak şimdi, evet sen kendi işini benden hızlı yaparsın, yılların getirdiği bir pratiklik var; ancak ben senin işini kısa sürede öğrenebilirim, senin hızına yetişirim; peki sen benim işimi yapmak için kaç sene harcamalısın bir düşünsene; halen bir çok şeyi nasıl daha kolay yaparım yahut bunu yapamıyorum iki dakka halletsenize diye bana danışıyorsun farkındaysan. Senin saatler harcayarak düzenleyemediğin bir dosyayı ben 5 dakikada bitiriyorum." Kişi sadece kendi işine odaklı bakıyordu ve aslında bir sistemin çalıştığının yeterince ayırdında değildi. Bu sistemin sağlıklı işlemesi ise bizim çalışmalarımızın bir sonucuydu.

Süreci bir bütün olarak görmeli ve veriyi bu doğrultuda kaydetmeliyiz. İşi yaparken veriyi kaydeden kişinin ve hatta onun yöneticisinin bu veriyi raporlama ihtiyacı asla olmayabilir. Ancak sürecin herhangi bir noktasında, hatta en sonunda bir raporda ihtiyaç ortaya çıkabilir. Ancak kaydetme işini işin bir parçası haline getirmeli ve işgörenin eksik bırakmamasını sağlamalıyız.İşgören daima bunun işinin bir parçası olduğunu düşünmelidir.

Sürecin herhangi bir noktasında kaydedilen verinin bir sonraki süreç içerisinde kontrolü ve aynı zamanda kaydeden kişinin kendi kendini denetlemesini sağlayacak raporları da üretmeliyiz. Kontrollerin uzun periyotlar içerisinde olması değil, hata varsa hemen tespit edilebilecek bir şekilde sürecin kurgulanması gereklidir. Bunun için alarmlar konulabilir.

Tekrarlı verilerin oluşmaması için veri kaydetme aşamasında otomatik kontrol de gereklidir. Seri olarak barkod okutulan bir ortamda aynı barkod tekrar okutulduğunda çift kayıt oluşturmayı önlemek gibi. Zaman zaman ise işlemi yapan kişiye uyarı mesajı çıkartılır. İşin durumuna göre mesaj çıkarılır yahut mesaj çıkartmadan arka planda işlem düzenlenir.

Verinin doğru girilmesi için format ve belirli kısıtlamalar getirilebilir. Sadece rakam girilen bir alana text girilememesi, telefon numarası girilen alanın giriş anında kontrolü için hem formatlı olması hem de alan kodu sonrasında 7 hane ile kısıtlanması gibi.Yahut buraya girilen rakam 10 bini geçemez, 7 haneyi geçemez gibi.

Kaydedilen verinin silinmesi ve güncellenmesi gerektiğinde bir tarihçe tutmakta fayda var. Özellikle silme işleminde duruma göre işi yapan kişiye verilebileceği gibi duruma göre yetkisi tanımlanmış, yönetici konumundaki kişilere verilmelidir.

Verinin hep aynı standart ve yazım şekliyle girilmesi de sağlanmalıdır. Text bir veri giriliyorsa kullanıcı ne girerse girsin büyük harfe çevrilir gibi. Yahut adres alanına İL giriyorsa bu bilgi manuel girilmez, kullanıcıya seçtirilir.

Giriş ve güncelleme de aynı standart olmalıdır. Ad soyad ayrı ayrı saklanıyorsa bütün giriş ve güncelleme ekranlarında da aynı format olmalıdır. Raporlamada birleşik gösterilebilir.

Veri girişlerinde hem kullanıcı ile olan eğitim sürecini  en aza indirmek hem de hatayı azaltmak için kullanıcıyı ekran yönlendirmelidir. Akış soldan sağa-yukarıdan aşağıya olmalı ve son aşamada "submit" olmalıdır. Submit açıklaması net ve anlaşır olmalıdır. Veri tipleri ile ilgili minik açıklamalar "input" alanlarının yanına konulabilir. Aynı bünyedeki yazılımda kendi ihtiyaçlarımızı bu doğrultuda değiştirttirirken hayli zorlandım, biraz zorlamamla oldu; ama daha büyük yapıda halen bu mantık işlemiyordu ve günde milyonlarca kez yapılan bu işlemler için kullanıcılar aslında yoruluyordu. Onu da geçtim bu bilgileri kullanıcılara öğretmek bile bir iş haline dönüşmüştü. Halbuki eğitime bile gerek yok, kullanıcı kendi kendine ilk bakışta çözebilir yapması gerekeni.

Ayrıca hem tüm ekranlarda hem de şirket bünyesinde terminoloji aynı olmalıdır. Aynı şeye farklı isimler vermek çeşitli aşamalarda öngörülmeyen sorunlara yol açabilir. Aynı şeye "gönderi, kargo, dosya, paket" şeklindeki açıklamalara şahit olmuştum. Gönderinin tipi ile genel isim birbirine karıştırılarak ekranlarda gösteriliyordu. Bunlar hem aynileştirilmeli hem de tüm şirket bünyesinde aynı kelimelerle herkes aynı şeyi anlamalıdır.

(yazı güncellenir, toparlanır belki)